手順書テンプレート｜そのまま写せる作業手順書のフォーマットと、通しで試して仕上げる作り方

「この作業の手順書を作っておいて」と頼まれて、ひとまずネットで手順書のテンプレートを探してみたものの、欄が多すぎて何を書けばよいか分からなかったり、埋めてはみたものの結局また担当者に聞かれたりした経験はないでしょうか。手順書は、書く欄そのものより、どの細かさで書き、どう確かめるかで使えるかどうかが決まります。

この記事では、1つの作業の手順書を作るときにそのまま写して使えるテンプレート（記入例つき）を紹介し、事務作業と現場作業でのフォーマットの違い、書き方のコツ、仕上げの確かめ方までを順に解説します。

結論から言うと、手順書は「冒頭の情報・手順の表・止めるときと相談先・改訂の記録」の4つのブロックで作り、手順の表には急所とその理由を書き、作業を知らない人に通しで試してもらって仕上げるのが近道です。

手順書とは｜1つの作業を、誰がやっても同じ結果にするための文書

手順書とは、1つの作業を、誰がやっても同じ結果になるように、やる順番に書いた文書です。作業手順書・業務手順書とも呼ばれます。

よく似たものにマニュアルがありますが、この記事では、マニュアルは業務の全体（目的・ルール・流れ・関わる人）を示すもの、手順書はその中の1つの作業の手順を示すものとして分けます。たとえば「経理の月次決算マニュアル」の中に、「請求書を会計ソフトに登録する手順書」が何本かぶら下がる関係です。業務全体のマニュアルをどう組み立てるかは「マニュアルの作り方｜業務マニュアル・手順書を5ステップで作るテンプレートと、使われ続ける直し方」で詳しく解説しているので、ここでは1つの作業の手順書に絞ります。

1本の手順書に複数の作業を詰め込むと、読む人は自分に関係する所を探すだけで疲れてしまいます。「1本の手順書には1つの作業」と決めておくと、題を見ただけで目当ての手順書にたどり着けるようになります。

そのまま写せる手順書テンプレート

手順書は、次の4つのブロックで作ります。上から順に埋めれば、1本の手順書になります。

ブロック1：冒頭の情報

ブロック2：手順の表

記入例は、型の使い方を示すための想定の例です。番号の1行には、1つの操作だけを書きます。

ブロック3：止めるときと相談先

ブロック4：改訂の記録

このテンプレートの特徴は、手順の表に「急所」と「急所の理由」の列を設けていることです。急所とは、作業の成否や安全、やりやすさを左右する一言のことで、製造の現場で使われてきた仕事の教え方（TWI の JI）でも、手順を「主なステップ」と「急所」と「急所の理由」に分けて教えます。理由まで書いておくと、手順書に無い場面に出会ったときに、読む人が自分で判断しやすくなります。

作業手順書のフォーマット｜事務作業と現場作業で変える所

テンプレートの4つのブロックは、事務作業でも現場作業でも同じです。違いが出るのは、手順の表に足す列と、冒頭の情報に足す項目です。

現場作業では、手順を1つ間違えるとけがや不良につながるため、安全と品質の急所を別の列にして目立たせます。写真を入れるときは、作業の途中の様子と、できあがった状態の両方があると、読む人が自分の作業と見比べやすくなります。

手順書の作り方｜5つの手順

テンプレートが決まったら、次の5つの手順で中身を作ります。

1. 作業を1つに絞る：どこから始まり、どこで終わるかを決める

2. やって見せてもらい、書き出す：操作を順に書き、1行に1つの操作にする

3. 急所と理由を書く：間違えやすい所、迷う所に一言を添える

4. 知らない人に通しで試してもらう：手順書だけで最後までできるかを見る

5. 置き場を決めて、直し続ける：更新の担当と、直すきっかけを決める

1. 作業を1つに絞る

最初に、手順書が受け持つ作業の始まりと終わりを決めます。「注文のメールが届いてから、確認のメールを送るまで」のように両端が決まると、どこまで書けばよいかで迷わなくなります。冒頭の「終わったときの状態」は、ここで決めた終わりを書く欄です。

2. やって見せてもらい、書き出す

手順を知っている人に、実際に作業をしてもらいながら書き出すと、手順の抜けが少なくなります。思い出しながら書くと、本人にとって当たり前の操作ほど抜けやすいからです。担当者が忙しくて時間が取れないときは、AIに質問させて答えから下書きを作る方法もあり、そのためのプロンプトは「マニュアルの作り方」に載せています。

書き出した手順は、1行に1つの操作になるまで分けます。「取引先を選び、品番と数量を入れて登録する」は3つの操作なので、3行に分けます。

3. 急所と理由を書く

手順が並んだら、1行ずつ「ここで間違えるとどうなるか」「初めての人が迷うのはどこか」を聞き、急所の列に一言で書きます。すべての行に急所が要るわけではありません。急所の無い行に無理に書くと、大事な急所が埋もれてしまいます。

条件によってやり方が大きく変わる判断（「この取引先なら特急で受ける」など）は、手順の表の中に書き込みすぎると読みにくくなります。そうした判断は別の表にまとめてリンクしておくとよく、その書き方は「形式知化とは？暗黙知を形式知に変えるやり方を、選び方・書く形・確かめ方の順に解説」で紹介しています。

4. 知らない人に通しで試してもらう

書き上げたら、その作業をしたことのない人に、手順書だけを見て最初から最後までやってもらいます。作った人は、書いていないことを頭の中で補って読んでしまうので、自分で読み返すだけでは抜けに気づけません。

試してもらうときは、横で見ながら次の3つの所に印を付けます。

1. 手が止まった所：書いてある言葉では、次に何をするか分からなかった

2. 聞かれた所：手順書を見ても分からず、質問が出た

3. 結果が違った所：手順どおりにやったのに、終わったときの状態にならなかった

印の付いた所が、手順書の足りない所です。直したら、できれば別の人にもう一度試してもらいます。

当社でも、オウンドメディアの記事を作る流れを、1本目を作り終えた後に手順書にまとめました。そのとき、作業に関わっていない別のAIに、元の作業の記録と手順書を照らし合わせて抜け漏れを探させたところ、18点の抜けが見つかり、手順書に反映しました。作った本人が「抜け漏れなく書いた」と思っていても、作業を知らない目で見ると抜けが出てくることを、当社自身が確かめた形です。

5. 置き場を決めて、直し続ける

仕上がった手順書は、作業する人がすぐ開ける所に置き、改訂の記録に直す担当を書いておきます。

直すきっかけになるのは、作業の中で起きた間違いと、手順書で答えられなかった質問です。当社の記事作りの手順書でも、何本かの記事を同時に作ったときに作業用のフォルダを分けておらず、控えのファイルが上書きされたことがあり、「担当ごとに作業用のフォルダを分ける」と書き足しました。起きたことをその場で手順書に戻しておくと、同じ間違いを次の人が繰り返さずに済みます。トラブルを記録から手順書に戻す考え方は「再発防止策の書き方と例文」でも取り上げています。

手順書でよくある失敗

手順書を作るときによく見かける失敗を4つ挙げます。

特に3つ目は、作った人には分かっている判断を、言葉にしないまま残してしまう失敗です。「適宜」と書きたくなったら、そこに急所が隠れていると考えるとよいでしょう。

手順書と業務引継書・マニュアルの使い分け

手順書だけでは足りない場面もあります。辞める人や異動する人から仕事を受け取るときは、手順だけでなく、進行中の案件・関係者・判断の経緯も残す必要があり、その場合は「業務引継書テンプレート｜AIに聞き取らせて作る、後任が困らない書き方」の項目を使います。業務全体の目的や流れを示す必要があるときは、マニュアルを作り、その中に手順書をぶら下げます。

手順書を、社内資料で答えるAIに載せる

手順書が増えてくると、どの手順書に何が書いてあるかを探す手間が出てきます。そこで、手順書を社内の資料で答えるAIに載せておくと、「注文書の単価が見積と違うときはどうする？」と聞くだけで、該当する手順書の行が答えとして返ってくるようになります。

このとき、ここまでのテンプレートの作りがそのまま効いてきます。1行に1つの操作で、急所とその理由が並んでいる手順書は、1つの質問に対応する箇所がはっきりしているので、AIが答えの元を見つけやすい形になっています。

当社の「相棒AI」は、社内の資料から引用をつけて答えるAIで、答えの元になった資料の箇所を示します。手順書で答えられなかった質問は、5の手順で書いた「直すきっかけ」にもなります。社内資料で答えるAIの仕組みは「社内AIの構築方法」で詳しく書いています。

まとめ｜4つのブロックで作り、通しで試して仕上げる

手順書は、1つの作業を誰がやっても同じ結果にするための文書で、マニュアルの中に何本もぶら下がる単位です。

• 1本の手順書には1つの作業だけを書き、始まりと終わりを決める
• 冒頭の情報・手順の表・止めるときと相談先・改訂の記録の4つのブロックで作る
• 手順の表は1行に1つの操作にし、急所とその理由を書く
• 現場作業では、安全と品質の急所・写真・保護具を足す
• 作業を知らない人に通しで試してもらい、止まった所・聞かれた所・結果が違った所を直す

デイワンの相棒AIは、こうして作った手順書から引用つきで答え、手順書を探す手間を減らします。手順書やマニュアルの整え方、社内資料で答えるAIの導入でお困りでしたら、お気軽にご相談ください。

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