【テンプレート配布】1on1シートの活用方法！話すことがない...解決できます！

【もう困らない！】1on1シートのテンプレート配布！

これまで、多くの人事課題や「話すことがない」と困っている人の相談を受けてきた経験から作成した「1on1シート」を、今回完全無料で配布します。

このシートは、単に面談の内容を管理・記入するだけでなく、該当するテーマの会話例もまとめていますので、「話すことがない」と困る方も活用いただけます。

テンプレートは「.xlsx」形式（エクセルファイル）にしているので、特別なツールは必要なく、誰でも簡単にご利用可能。

ぜひダウンロードして、すぐに面談の質を向上させてください。

ダウンロードはこちらから。

話すことがない人も安心｜1on1シートの活用方法

ここからは、実際にテンプレートを踏まえつつ1on1シートの活用方法を解説します。

話すことがないと困る方でも安心して進められるように、このシートではテーマ別に質問例を用意しております。

まだダウンロードされていない方はぜひご利用ください。

ダウンロードはこちらから。

話すテーマはこの4つがおすすめ

1on1面談は、決して雑談の時間ではありません。
しかし、一方的に質問をぶつける時間でもなく、相互理解を深め、部下の成長と課題解決を促すための時間です。

特に以下の4つのテーマのどれかで会話すると、建設的な時間になりやすいでしょう。

• 心身・人間関係について
• 業務進捗・改善
• 今季目標・成長
• 中長期キャリア

とはいえ、アイスブレイクや雑談も踏まえつつ、部下が話しやすい雰囲気を作ってから、テーマの内容に入ることが大切です。

心身・人間関係について

1on1面談には様々な目的がありますが、管理側として最も大事なことは「離職・休職」を早期に食い止めることでしょう。
そのため、心身や人間関係に関するテーマは外せません。

これらの課題は、表情や様子からでも読み取れることがあるため、上長側は常にこのテーマで話す準備をしておくべきです。
具体的には、以下の質問などから始めると、部下の話を発展させて、色々とヒアリングできるでしょう。

• 「寝れていますか、疲れが取れにくいといったことはないですか」
• 「プレッシャーなどでしんどさを感じていませんか」
• 「職場でコミュニケーションが苦手な人はいませんか」
• 「今の仕事に楽しさややりがいはありますか、何かモヤモヤすることは」
• 「言いづらいけど相談しておきたいこととかないでしょうか」

これらの回答から詳細を確認し、次回までにどう解決できるのかをステークホルダー（関係者）を巻き込みつつ対応を進めましょう。
心身に関わる内容は、場合によっては即日動かなければ大変な事態につながる可能性も否定できません。

業務進捗改善

現在の業務状況についての話も大切です。
これは部下にとって最も話しやすいテーマとも言えるでしょう。

このタイミングで業務量やレベルに課題を感じているのであれば、それを解消しておくことで、深刻な「心身」レベルの疲弊には至らないはずです。
早め早めの対策が大切になります。

以下の質問をベースに会話を広げてみてください。

• 「今の業務でボトルネックになっているところはどこでしょう」
• 「それに対して必要なサポートや希望するサポートはありますか」
• 「今のリソース配分で、不安なところはないでしょうか」
• 「直近1ヶ月でうまくいったことや、小さな成功体験、工夫した点は」
• 「業務を進める上で知識が足りない、情報が足りないと感じるところはないでしょうか」

今季目標・成長

会社で働く以上、今季の目標が設定されていると思います。
それに関する進捗を話すのも1on1の重要な役目です。

また、それに対して上長からアドバイスやフィードバック（FB）をするのも鉄則です。

質問例は以下の通りです。

• 「現状の進捗についての自己評価はどれくらいでしょう」
• 「目標達成に向けて足りないと感じることや経験はありますか」
• 「最近できるようになったことや伸びたスキルはありますか」
• 「私からのFBでもっと欲しい場所はありますか」
• 「次の目標に向けて挑戦したいことなど、ざっくりとしたイメージはありますか」

中長期キャリア

最後に中長期のキャリア設計についてです。

特に若い世代は、目指すべき中長期のキャリアが見えない場合、即退職につながる可能性があります。

お金をもらえてやりがいがあろうと、求めるキャリア設計とズレがあれば、モチベーションを維持するのは難しいでしょう。
一昔前のように、いい給料がもらえれば良いという世代ではないのです。

以下の質問が鉄則でしょう。

• 「今の仕事の延長線上で1年後、3年後のイメージはありますか」
• 「社内外でこの人の働き方や仕事ぶりに感銘を受けている人、ロールモデルにしている人はいますか」
• 「仕事以外も含めて今後重視していきたいことや達成したいことは何でしょう」
• 「今の会社やチームに所属していて得られていないものはあるでしょうか」

部下がこの会社で長く続けて得られるものが何なのかを、上長は具体的に提示しましょう。

会話の履歴は残すと管理しやすい

当たり前にはなりますが、1on1の内容は即振り返られる状態であることがベストです。
メモを取るのは当然として、履歴管理ができていなければ、時間が経つと内容を見失いやすいでしょう。

これらのメモをAIに読み込ませてまとめを作り、1年間の状況を簡単にまとめることなども、技術的には可能です。
今回は「.xlsx」形式で配布していますが、例えばワークスペースツールとして人気なNotionなどで管理すれば、リアルタイムでAI分析などができるはずです。

まずは必ず履歴管理を徹底し、過去の面談内容から部下の変化や成長を追えるようにしておくことが大切です。

ネクストアクションを決めて達成可否を管理

1on1面談は「話して終わり」では意味がありません。
必ず、次のアクションを具体的に決めて、その達成可否を管理することが重要です。

• ネクストアクション：
  • 「〇〇に関するスキルアップ研修を次週までに調べる」「〇〇部門の〇〇さんに連携して業務フローを改善する」など、具体的な行動を決定します。
• 達成可否の管理：
  • 次回の面談で、前回決めたアクションが実行されたか、どのような結果になったかを必ず確認し、シートに記録しましょう。

これを繰り返すことで、面談が単なるガス抜きではなく、課題解決と成長につながるPDCAサイクルとして機能するでしょう。

【5選】1on1を実施する上での注意点や失敗事例

1on1面談を形骸化させず、効果を最大化するために、陥りがちな失敗と注意点を5つご紹介します。

• 事前記入はおすすめしません
• 閲覧できる人はかなり限定するべき
• トークテーマに縛られない
• 目的をはっきりともって実施する
• 上長側は聞く立場であることを理解して臨む

事前記入はおすすめしません

よく「1on1は準備が大切、部下側は事前記入をするように」といった話を見かけますが、これは逆効果になる可能性があります。

部下側からすると、正直1on1を面倒だと思っている節もあるかもしれません。
その状態で事前記入などさせると、余計に面倒に思われ、それが原因で関係悪化や離職につながるケースもないわけではありません。

本業務で忙しい中、わざわざ時間をとっているのは上長も部下も同じです。
部下側だけに時間を割くような負担を強いるのは避けるべきでしょう。

上長側がシートの準備やテーマの選定をしておくのがおすすめです。

閲覧できる人はかなり限定するべき

1on1面談では、家族の話や心身の話など、かなりデリケートな話も出てくるはずです。

これらの情報は、他に知られたくない人がほとんどでしょう。

そのため、基本的に多くの人が見れる場所では管理しないようにすべきです。

• 管理場所：
  • 人事部内での閲覧に限定する場合でも、上位者だけが見れるように制限をかけましょう。
• ベストな状態：
  • 上司（実施者）だけが見れるようにして、2人の間の履歴にしておくのが一番安全かもしれません。

情報管理の徹底は、部下との信頼関係を築く上で非常に重要です。

トークテーマに縛られない

上述した4つのテーマはあくまでガイドラインです。
1on1の目的には、相互理解を深めるという側面もあっていいはずです。

必ずしもテーマに限らず、時には、お互いを理解するための時間として使っても良いでしょう。
仕事以外の話をして和んでから、聞きたいことを聞く時間にしても問題ありません。

シートがあることでテーマに固執しすぎるのではなく、部下の状態や状況に合わせて柔軟に進めることが、面談を成功させる秘訣です。

目的をはっきりともって実施する

1on1面談をルーティンとしてこなすだけでは、効果は薄れてしまいます。
毎回、「今日の面談で何を見つけたいか」「どういう状態にしたいか」といった目的をはっきりともって臨むことが大切です。

例えば、「最近元気がないから、心身の負荷を探る」「目標達成が遅れているから、ボトルネックと必要なサポートを明確にする」など、具体的な目的を設定しましょう。

上長側は聞く立場であることを理解して臨む

1on1面談は、上長が部下を説教する場ではありません。

• 上長の役割：
  • 部下の相談を聞く、悩みを見つける、発散させてあげるための機会です。
• 心構え：
  • 部下の話を遮らず、傾聴する姿勢が重要です。

上長が話す時間と部下が話す時間の割合は「2：8」や「3：7」が理想的と言われています。
部下に話してもらう時間を作り、本音を引き出すことを第一に考えてください。

1on1を効率的に進めるにはシート管理がおすすめ！

1on1を効率的に進めるには、専用ツールやタレントマネジメントシステム上で管理するなど、様々な手段があります。

しかし、費用を抑えたい中小企業の経営者の方にとって、まずは無料でできるシート管理から進めるのがおすすめです。

シート管理で手応えを感じ、組織が大きくなってきたり、1on1によって経営課題が解決できる見込みが立ち次第、そういったシステムを導入してみるのが良いでしょう。

無料で使える1on1シートのテンプレートをぜひ活用し、まずは部下とのコミュニケーションを充実させてください。

まとめ｜1on1シートのテンプレート配布

この記事では、「話すことがない」という悩みを解決する1on1シートのテンプレート配布と、その具体的な活用方法を解説しました。

• 【無料配布】すぐに使えるxlsx形式の1on1シートを配布
• 【4つのおすすめテーマ】心身・人間関係、業務進捗・改善、今季目標・成長、中長期キャリア
• 【鉄則】面談は「履歴管理」と「ネクストアクション管理」を徹底
• 【失敗事例】事前記入の強要や閲覧者の限定をしないことなどは、離職リスクにつながるため注意

ぜひこのテンプレートを活用して、部下との面談を離職防止や成長促進につながる有益な時間に変えてください。

1on1シートのダウンロードはこちらから